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西点会展-会议流程

来源:西点会展网  发布时间:2015-4-22

总结我们提供会议服务的经验,一般而言,您的会议确定以及成功举行,大多经过以下几个环节:

1、策划 我们提供会展企划代理,告诉我们你的想法或者点子,我们为你提供可行性方案、会议回执,我们过去的成功经验,都将成为您成功举办会议的基础。

2、咨询 在此阶段,我们将与委托方进行初步沟通,并就委托方的一些关心点提出预案供选择、推荐合适的会议型酒店、餐饮场所及与预算相适应的菜谱、会议交通流程、接待流程等。

3、考察 在双方进一步取得互信后,我们会安排您或者您的代表到目的地考察我们为您提供的酒店、会议场地、环境、交通车辆及所需的设备细节等等,并在此阶段就服务项目、服务流程、推进计划、服务价格等内容进行深入探讨,大致明确双方的责任与义务。

4、确定 这个时间需要的是耐心与细致——我们得一一推敲设想得流程及预案,尽可能把方案细化,然后以书面的形式确认双方的权利、义务与责任,并签署相关服务协议。

5、执行 严格而又人性化地执行协议,将是双方合作精神的高度升华。不管设想如何完美,任何计划都是存在纰漏的,需要合作双方本着合作的理念,抛开暂时的不合,以会展的圆满结局为一致奋斗目标。在此期间,双方需要口头或书面承诺原来协议以外的服务视为协议的延伸,并临时决定双方签字负责人,所有临时往来允许采取事前商议、事后结算的方式执行。

6、结算 双方财务人员认真核对各类单据,严格按照协议执行核算。

以下为相应的流程介绍

一. 会前:

1. 与会议主办方洽谈,了解相关会议需求;

2. 提供会议所需要的航班、火车/汽车车次、住宿酒店、会议场所、交通等信息。并制定完备的会议预案书给会议方;

3.  一般性会议利用网络传送大量关于会议场地、住宿、餐饮、娱乐等方面的实景资料,让会议方提前做到成竹在胸;

3. 如有需求,可派专人协助客户实地考察会议举办地的吃、住、会议场地、游、娱乐等相关方面的情况;

4. 确定方案,签订合同,预付定金。

二. 会中

1. 会议接待:专人负责机场,车站的礼仪、接站、公关等服务。提前在酒店、会议室摆放好欢迎条幅、欢迎牌、签到台、指示牌等;

2. 会前准备:准备好会议所需要的会议资料,会议用品,会议演讲稿等会议相关物品;

3. 会议场所:专人到会议室检查会议室条幅、灯光、音响、茶饮等;

4. 会议住宿:房间楼层及房间号确认,询问是否有特殊要求;

5. 会议餐饮:用餐时间、用餐标准及其他特殊要求的安排;

6. 会议旅游:旅游线路行程、用车、导游等安排和确认;

7. 会议娱乐:娱乐消费形式、消费标准、娱乐地点的确认;

8.  会议礼品:会议礼品的采购、发放服务;

9. 会议服务:会议代表合影留念、为代表提供文秘服务及相关服务。

三. 会后

1. 结帐:提供会议过程中的详细费用发生明细及说明,专人与客户进行核对并结帐;

2. 资料:会议后的资料收集,根据客户要求制作会议通讯录或花名册;

3. 定期回访和最新资讯反馈。

 

编辑来源:西点会展网

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