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会议活动的要素与优化(一)

来源:西点会展网  发布时间:2015-4-30

会议活动究竟由哪些要素构成,专家学者与会务工作者并无一致的意见。特别是专家学者对此更是众说纷纭,常见的有五要素说、六要素说、七要素说、八要素说等等。本文拟对会议活动构成要素及其结构优化问题作一些初步的探讨。

笔者提出的这样一种会议活动构成要素模式,是为了理清中说纷纭的会议活动构成要素的逻辑线索,既丰富会议管理理论,又方便于会议管理工作实践与会议管理质量评估活动的开展。也就是说,这一模式的创立既有理论意义,也有实践意义。

一、会议活动主体

会议活动主体包括会议筹办主体、会议议事主体和会议工作主体3个部分。

(一)会议筹办主体

会议筹办主体包括主办者、承办者、支持单位、赞助单位、协办单位、合作单位等。会议主办者是会议活动的策划者、组织者,其任务主要是根据会议的目标责任和规则,制定具体工作的会议筹办方案并组织实施,为会议活动提供必要的场所、设施和服务,确保会议的顺利进行;会议承办者是指具体落实会议组织管理工作任务的机构或个人,接受会议主办者的领导,向会议主办者请示汇报工作;会议支持单位是指为会议的召开而给予全力支持的机构,这种机构对会议成效有着不可低估的影响;会议赞助单位是为会议的顺利召开而提供人力、财力、物力支持的机构,它对会议的召开起到很大的作用,有时甚至能左右会议进程。

一般来说,只是在某些大型的会议筹办和召开过程中,才有必要明确上述六种会议筹办主体和需要他们之间的通力合作。党政机关与企事业单位内部举办的小型会议,不必确定上述六种筹办主体,往往根据会议工作的需要,明确一、二种会议筹办主体即可满足要求。

(二)会议议事主体

会议议事主体就是参加会议的正式成员,包括会议主持人,也包括会议秘书,但不包括在会场上的其他服务人员。会议议事主体有时间成为与会者、与会人员、会议代表、出席人员等。

1、 会议议事主体的确定

人们被召集来开会,是要花费一定时间和精力的,而实践和精力在某种意义上说,就是效益,就是财富,只能创造,不能浪费。因此,从原则上讲,会议组织者和领导者在确定参加会议的人员时,应做到:该参加的一个不少,不该参加的一个不多。该参加会议的人不到会,会影响会议议事的成效;不敢参加会议的人参加了会议,即使他白白浪费时间与经理甚至财力,又会增加会议成本。
具体地说,会议议事主体应具有必要性、重要性、合法性。

(1)必要性。这实质会议议事主体必须是与会议议题或会议内容直接有关的人员,也就是要符合会议确定的出席人员范围。会议议事主体必须是有权了解会情、提出意见、表示态度、作出决定的人,或是能提供信息、深化讨论、直接有助于会议达到预期效果的人。

(2)重要性。这里指的是,有的与会者虽与会议内容或会议议题没有必然的、直接的关系,但却有利于会议的进展或扩大会议效果的人员。这些人员通常是由会务工作机构临时邀请的。

(3)合法性。这是指有些重要会议的会议议事主体,必须具有合法的身份和法定的资格。如:人民代表大会的与会者必须是依法选举产生的各级人民代表;公司董事会或股东大会的与会者,必须是按照公司组织法和公司章程正式确定的董事或股东。

2、会议议事主体的构成

会议议事主体一般可以分为三种资格,他们的资格不同,其在回忆中的权利和义务也就不同:(1)正式代表(或称正式成员)。既具有正式资格,有表决权、选举权和发言权的会议成员,也是会议活动的主要成员。同时,正式代表也必须履行相关的义务。(2)特邀代表(或称特邀成员)。即由会议主办方根据会议的需要而专门邀请的成员。这类代表的地位比较特殊,其在回忆中的权利和义务,可有会议主办者或会议的领导机构来确定。一般来说,特邀代表人数往往很少。(3)列席代表(或称列席成员)。既不具有正式资格,但有一定的发言权,无表决权和选举权的会议成员。是否需要列席代表参加会议,哪些对象应当作为列席代表,列席代表参加会议中的哪些活动,由获益的领导者和组织者根据会议的实际需要来确定。列席代表的人数一般不超过正式代表。

有些会议组织者和领导者不注重会议议事主体的必要性、重要性和合法性,而只顾壮场面、求热闹,或是利用召集会议的机会,向上攀、拉关系,把许多无关的人作为特邀代表或列席代表拉到会议上,总成开幕式、闭幕式、拍照、宴请、发纪念品、参观游览是轰轰烈烈,而到了正式会议时,因为许多无关的人不到会,会场反而稀稀拉拉、冷冷清清。结果不仅造成了很大的浪费,甚而冲淡或干扰了会议的主题。这种做法是应该反对的。

3、 会议主持人的职能与产生

会议主持人的身份比较特殊,他有时往往既是会议议事主体又是会议工作人员。会议主持人是会议活动过程中的主持者和引导者,也往往是会议的组织者和召集者,对会议的正常开展和取得预期效果,起着领导和保证作用。

会议主持人通常由有经验、有能力、懂行的人或者有相当地位、威望的人担当。会议主持人的产生一般有两种情况:一种是当然的会议主持人。是由其职务和地位,也就是有组织的章程或法规决定的。如单位的工作例会有单位领导人主持,党组织的会议由党的书记主持,董事会由董事长主持。会议主持人因故不能主持会议时,也可委托副职或其他相应的负责任主持会议。

另一种是临时的会议主持人。比如,各种代表会议或几个单位、几个地区的联席会议,则由代表们选举或协商产生会议主持人。特别重大的会议则需要产生相应人数的主席团,由主席团成员集体或轮流主持会议。除了小型会议之外,大中型会议的主持人主持会议时,通常需要秘书长或秘书协助。
不同的会议议事主体对会议议题的影响是不同的,会议主持人、正式代表对会议议题的影响力大,特邀代表与列席代表对会议议题的影响力有限。

(二)会议工作主体

会议工作主体由会议工作人员与会议服务人员构成。

1、会议工作人员

会议工作人员是收回已组织机构的委托,负责办理各项会议事物的人员。在小型会议的筹备和召开过程中,他们可按照会议主持人的安排,独立承担特定的会议工作任务。在大中型会议的筹办和召开过程中,会议工作人员通常被编入会议工作机构的某一个部门并负责或参与某一项工作。由于工作需要,会议工作人员可以参加会议的一些活动,但在会议进行过程中,他们并不享有会议正式代表所具有的各项权利。

2、会议服务人员

会议服务人员是在会议场所为会议提供特定项目服务的人员,他们通常由承担为会议服务的机构所指派。在会议进行过程中,会议服务人员按照约定的项目为会议提供现场服务和会议所需要的其他项目的服务,不参加会议的议事活动。

大中型会议组织过程中,需要较多的会议服务人员,而且会议服务人员的分工较细。在小型会议筹办过程中,需要的会议服务人员较少,甚至不设专门的会议服务人员,他们的工作有会议工作人员承担

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