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会议活动资料发放服务 - 西点会展

来源:西点会展网  发布时间:2017-11-17

会议资料处理服务是指会展活动过程中,对所需的文字或电子文件资料进行复制、装订、装袋、分发等服务;还包括会议过程中,对提案和议案的整理、分类和报送等服务;有时还包括编辑、印制会展简报和整理会议论文的工作。通常,会展活动的主办方会根据场馆方的能力和综合素质选择服务内容.部分资料处理服务可能会由他们自己完成。

展会活动中会有各种文件或资料需要发放。会议活动的文件资料包括会议安排时间表、会议简介、会议发言人演讲资料,相关的参考文献或书籍、记录簿等;展览活动的文件资料主要包括展览会刊以及展会光盘、展览注意事项、参加企业名录册(簿)、一些赞助单位或参展商广告资料等,有些资料袋中还装有小礼品等其他物品。

文件资料的发放工作看似简单,但之前须做充分的准备。首先要确定文件资料发放对象,文件资料总需求是多少。不同的对象,文件资料袋中的内容不同。如商业性展览活动中,分发给参展商和采购商的资料就有所不同:参展商的资料主要包括展览会刊以及会展光盘、参展注意事项、有关会展城市的旅游资料等;而分发给采购商的资料中则必须有参加会展企业的名录(簿)、赞助单位或参展商广告资料等。其次要根据文件资料分发对象的不同,将文件和资料分别装入不同的文件袋中,不要遗漏,注意通过颜色或图案将文件袋区分开来。最后在分发时要按照活动参与者的身份予以发放,非发放对象索要资料袋时要礼貌拒绝。

编辑来源:西点会展网

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