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会展场馆出租期场馆管理 - 西点会展

来源:西点会展网  发布时间:2017-10-30

场馆出租后,并不代表场馆方就放弃对场馆的管理,恰恰相反,一方面,场馆方应加强对场馆的管理和监控,防止会展活动主(承)办方因滥用而导致场馆遭到破坏。另一方面,为了树立场馆良好的公众形象,场馆方也应对场馆内所举办的活动进行监督,确保会展活动合法、有序地进行,让客人留下美好的印象。按时间划分,场馆出租期的管理可以分为三个阶段:事前检查、事中监督、事后核查。在每个阶段又可能涉及到场地的维护、设备租赁的管理、公共使用区的管理、人员的控制与管理等管理内容。

一、事前检查

事前检查的目的是保证场馆在会展活动期间能正常使用.一方面要防止意外事故的发生,另一方面要尽可能为参展商提供安全舒适的展览环境。事前检查的内容包括:

1.租用场地的检查

(1)场馆租用建筑物检查。检查建筑物结构是否牢同,是否会漏雨,地面是否光洁平坦,墙面是否有脱落,地下停车场是否能正常使用等。

(2)场馆周边情况检查。检查场馆周边环境是否影响会展活动的展开,是否有危险物品,如倾斜的电线杆或裸露的电线等。是否有影响人群流动的障碍物等。

(3)开幕式场地检查。检查开幕式场地是否能容纳要求的人数,地面是否平整、干净、整洁,场地四周是否能满足警卫要求等。

(4)租用场地的办公室、厕所、用餐区等公共使用区的检查。检查这些地方是否整洁干净,是否按要求配备相关的设施等。

2.租用设备的检查

(1)场馆内的消防设施检查。检查消防设施设备是否完好,是否能正常使用,消防通道是否通畅无阻等。

(2)场馆内的通风和采光检查。检查场馆内的通风和采光是否足够,空调系统能否正常工作,场馆内的照明灯具是否有损坏,紧急应急照明和紧急发电设备是否能正常工作等。

(3)通信及广告设备设施检查。检查场馆内外的电子显示系统能否正常运作,广播系统能否按要求发布信息,场馆内的通信系统能否清晰畅通地通话,网络的传输速度是否达到额定要求等。

(4)会议室设备检查。检查承租方租用的会议室设备是否已经调试,是否能满足承租方的要求等。

3.内部人员的沟通与培训

当场馆方与承租方签订了租赁合同之后,场馆方应及时将合同的相关内容进行分解,即把合同中场馆方需要提供的场地管理范围和服务的内容按部门分解到场馆内各职能部门。使各部门了解自身的工作职责,同时也便于各职能部门之间的分工合作。有关内容不仅要让部门管理人员熟知,还需要使部门的具体工作人员知晓.要对所有参与服务和管理的人员培训。

二、事中监督

事中监督的工作是大量的,它是指在整个会展期间(包括筹展阶段、展中阶段和撤展阶段)对主(承)办方、参展商、采购商和一般参观者的行为动态的监控,其目的一是防止发生突发性的危险,二是避免出现不必要的纠纷,三是制止对场馆建筑物的伤害行为。具体来说事中监督的内容包括:

1.展位设置的监督

在展位设置时,应符合消防规定及政府相关规定,不占用消防通道,不阻挡消防设施、供电设施及通信设施;不影响同期举办的其他展览会;所有布置应按照施工要求进行,设置牢固,严防对人员造成伤害;室内场地的布置不对地面、墙面或天花造成伤害,室外场地的布置不对展馆的玻璃幕墙造成损害,不影响交通。

2.公共区域使用监督

所有公共区域布置方案均应提前申报,并根据场馆方的意见进行安排;对于所有布置方案,场馆方有最终决定权;会展主(承)办方如需在公共区域设置导向标志、门楼、前言牌、临时咨询点、参展商及观众报到点,铺设地毯等,须事先向场馆方申报具体方案(含设置数量、地点、尺寸、布置方式及时间等),经场馆方同意后方可安排布置;停车场的使用应听从场馆车辆管理人员的安排。

3.广告发布的监督

广告发布首先要经过有关政府部门的审批,未经审批的广告不予发布;对于悬挂空飘气球,按规定须经城管部门、公安消防部门批准,之后再向场馆方申报具体方案(含设置数量、地点、尺寸、布置方式及时间等),经场馆方同意后方可安排布置;若主(承)办方需在公共区域内临时张贴、设置带广告性质的条幅、横额、标语、宣传牌、电子屏幕等,也须事先向场馆方申报具体方案(含设置的数量、地点、尺寸、布置方式、时间及广告内容等).经场馆方同意后方可安排布置;会展期间的商业或宣传活动只可在参展机构所属展位范围内进行.不可以在公共区域派发宣传资料、纪念品或同类物品。如需使用展馆外四周通道,应获得场馆方同意。

4.设备租赁的监督管理

设备租赁时应办理相关的设备租赁手续,在租借单中列出所租设备的名称、型号、规格、价值等,在收取一一定的押金后即可将设备(含使用说明书)出租给主(承)办方或参展商,设备的操作和维护由设备租赁方承担;若出租的设备由场馆方的技术人员操作,则直接支付设备的租赁费和服务费,设备的操作和维护由场馆方负责。需要时,场馆方应根据需:要安置和操作所租赁的设备,还应及时处理设备运作中出现的紧急事件,并做好设备易损件的备份工作。

5.场馆卫生监督

保证场馆内外的干净卫生,及时清理废弃物品;监控快餐的卫生质量,防止出现食物中毒现象;预防流行性疾病在场馆内的传播。

6.会展安全的监督管理

安全监督包括人群监控、可疑物品的监控和检查、场馆内部及周围地区的安全监控、开幕式现场的安全监管等等。

7.法律纠纷的管理

虽然场馆已经被会展活动主办方或承办方租用,但会展活动的形象会影响到场馆的形象,同时,会展过程中,若场馆内出现违反政府有天规定的行为时,场馆方也会受到牵连。因此在会展活动中要对场馆内出现的违规行为予以监控,如展出物品违规,宣传资料违规,知识产权纠纷,展品进出口手续不全以及其他涉及到法律纠纷的问题。

总而言之,在会展过程中,场馆方应像自己办展一样对场馆内发生的大小事情进行监控,不能认为场地出租后就万事大吉了。在程序上,发现问题后要通知活动主办方和承办方共同解决,必要时,场馆方可以书面的形式告知活动主办方和承办方在会展活动中应关注的事项,否则因此而产生的后果将由承租方承担。

三、事后核查

事后核查是在会展活动结束之后。对会展场馆内的场地和设施进行清查的过程,其目的是检查场馆及其设施存展会活动之后是否保持原来的状态,是否因承租人的不当使用造成了对建筑场馆或附属设备的伤害或者损坏。由于承租人的不当使用而造成的损坏,承租人应负责修复或赔偿。因此,场馆方在会展结束后应仔细检查,将发现的问题一一列出,并以书面的形式递交给承租人.即活动的主办方或承办方。

事后核查的重点主要放在场馆建筑物和场馆内外承租人租用的设备上。一个好的做法是,在租用前。场馆方与承租方共同对所租赁的场地和设备进行检查,并签字确认;在展会活动结束之后,双方有关人员再次对这些场地和设备进行检查,将发现的问题填写在检查表上。检查之后,租赁双方应就发现的问题共同协商,确定各自应承担的职责。如属于租赁方责任的,场馆方可在租赁押金中扣除相应的赔偿额。

编辑来源:西点会展网

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