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会展场馆租赁合同内容 - 西点会展

来源:西点会展网  发布时间:2017-10-30

场地租赁合同是租赁合同的一种,其主要内容包括:出租场地的用途、出租使用的面积、出租的时间、场地单位租价及总价、各服务项目的收费、违约责任、付款方式及时问、安全责任、甲乙双方责任和义务、提供的服务项目、优惠项目、保险规定、担保条款、赔偿条款、仲裁条款、合同终止条款、附属文件等。从以上合同内容可以看出,场馆租借虽然租期短,但涉及的内容非常多,需要商洽和确定的条款较多,需要非常谨慎地处理,否则很容易为随后的展会活动带来不必要的麻烦。

(1)场馆租赁合同应约定出租场地的用途和时间。在合同中要明确表明出租场馆在约定时间内所要举办的展会全称,并且约定合同生效的前提条件是该展会已经依法取得政府部门审查批准。场馆出租的时间应包括筹展期、展览期和撤展期三个阶段的时间,如有必要可以在合同中注明这三个阶段的具体时间。在合同中还需要约定场馆在三个不同阶段的开闭馆时间,如超过合同时间,则需要按加时情况另计费用。

(2)出租场地的面积计算也是一个需要认真商洽的问题。出租场地是否包括场馆内外通道的面积?哪些属于计费面积,哪些属于非计费面积?如果有两个展会同时在一个会展中心举行,如何处理公共面积?一般来说,场馆的出租主要以展览面积定价,展览面积包括室内展览面积和室外展览面积。需要指出的是,展览面积不仅仅是展位面积,还涵盖展位之间的通道面积。当展会举办方需要租借其他的会议室、办公室或服务台时,场馆方可以考虑是否需要额外收费,或者确定免收费的办公室数量。公共区域一般不额外收费,但必须对公共区域的使用作出一定的限制,如:

①符合消防规定及政府相关规定,不占用消防通道,不阻挡消防设施、供电设施及通信设施。

②不损坏展馆设施。

③不影响同期举办的其他展览会。

④所有布置应做到设置牢固,不对人员造成伤害。

⑤室外场地的布置不对展馆的玻璃幕墙造成损害。不影响交通。

(3)在租赁合同中要清楚地标明场地租赁价格和其他服务收费标准。场地的租赁价格可以按单位租赁价格(即每天每平方米的出租价格)乘以计费场地面积,再乘以总的租赁天数得出;也可以用整个展厅作为基本定价单位乘以租赁天数得出。由于场馆租赁的收费项目较多,涉及的内容也较广,所以合同的这部分阐述要尽可能详尽,甚至可以采用附件的形式另外注明,以免在场馆使用过程中发生矛盾。

(4)在合同中还需要注明费用的支付方式和取消租赁的方法。场馆租赁费用的支付一般分多阶段进行,在签合同之后交一定比例的定金,之后可以分期交付。费用分多少次支付,每次支付的比例是多少,这些都由双方协商确定,但在展会活动开幕之前场馆方一般会要求主办方支付所有的费用。

由于签订合同之后,活动主办方还须办理一些其他的手续。有可能因手续办理或者其他原因,导致主办方会做出增租、退租或更改场地的决定,因此在签订合同时要对这些情况进行说明。一般来说,主办方需要增租场地,场馆方在条件许可的情况下应尽可能满足主办方的需要,只需签一个补充合同予以说明。若主(承)办单位需变更使用场地,须向场馆方递交变更场地申请表并说明原因,批准后双方另签补充协议。若主(承)办单位要退租场地,须向会展市场部递交退场申请表并注明退场原因及退场位置,经场馆方批准后可以退租,但须按合同规定支付退场补偿费,通常越迟退场,补偿费越高。在合同中应明确注明展会活动主(承)办方退租的补偿标准。

(5)合同中应注明场馆租赁双方的责任和义务。场馆方主要的责任是按照合同要求提供会展活动的场地和相应的服务;活动主(承)办方的责任是合法合理地使用所租用的场地。具体的内容可以在合同中列明。当合同的一方违反其中的约定时,要追究其责任,并需要处以一定的违约金。违约责任和违约金的数额可以在合同中予以详细说明。如果双方对违约责任有争议时,合同双方首先应本着友好的态度协商解决,否则可以在合同中约定仲裁机构和法院予以评判。

(6)为了保证场馆内所举办的会展活动的合法性,场馆方应在合同中约定有关事项,如展会活动内容和主题的合法性、知识产权保护责任、活动宣传资料的合法性等,这些责任应在合同中说明。

(7)由于会展活动受环境因素的影响较大,有些活动主(承)办方会借不可抗力原因来取消展会活动,从而免于承担违约责任,因此在合同中应明确界定不可抗力的范围。同时为了降低会展活动和会展场馆的风险,活动主(承)办方应为场馆及场馆工作人员购买保险,若在租赁期间发生任何的风险事故。场馆方可以获得相应的补偿。

(8)在合同中应注意合作双方的信息披露条款和保密条款。信息披露条款是指合同双方应互通信息,保证活动的正常进行。保密条款指合同一方在未经另一方同意的情况下,不得将其信息向第三方泄露。

在签订合同前,场馆方和会展主(承)办方应就以上的一些事项进行商讨和确认。正式签约时,合同签订人应是双方单位的法定代表人,非法定代表人必须持有法人授权委托证明书。以合法代理人的身份签字。租赁合同正本及附件共一式两份,双方在约尾处签 字盖章,并加盖合同骑缝章。

在签订场馆使用合同之后,场馆方应向租赁方提供场地的技术图纸、参考展位图及办理展览手续所需的其他文件,以便活动主(承)办方办理相关的手续。

总之,场馆租赁合同较一般的住房和设备的租赁合同复杂很多,其原因是场馆的出租场地面积大,时间短,提供的设备较多,活动所需的服务项目和内容较多,从而导致了场馆方在签订合同过程中要认真仔细地


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